Para lidar com convidados que não confirmam presença, combinem uma data limite, cobrem em etapas e deixem as mensagens prontas. Recomendamos fixar o prazo em 30 dias antes do casamento, mas confiram antes o que diz o contrato do buffet. Abaixo estão o roteiro de cobrança e quatro mensagens de WhatsApp para copiar.
Qual data limite escolher
Nossa recomendação é pedir a confirmação até 30 dias antes do casamento. Esse número é uma recomendação da Minha Cerimônia, não uma regra: ele deixa tempo para cobrar quem não respondeu, fechar o número final com o buffet e ajustar as mesas.
O prazo que manda de verdade vem do contrato do buffet. Se o contrato pede o número final de convidados com mais antecedência, o prazo da confirmação precisa ser anterior a esse. Leiam o contrato antes de imprimir ou enviar o convite, e escrevam a data limite no próprio convite.
Roteiro de cobrança com prazos
Todas as datas são relativas à data limite que vocês escolherem.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Junto do convite oficial | Enviar o convite já com a data limite e o jeito de responder (link, WhatsApp ou telefone). |
| 7 dias antes da data limite | Mandar um lembrete curto para quem ainda não respondeu. |
| No dia seguinte à data limite | Mandar o último aviso para quem continua sem responder. |
| Até 3 dias depois da data limite | Ligar para quem ainda não respondeu. Uma ligação resolve o que a mensagem não resolveu. |
| No prazo do contrato do buffet | Passar o número final de convidados ao buffet. Esse prazo vem do contrato, não daqui. |
Quem não responde nem à ligação pode ser contado como ausente para o buffet. Se a pessoa aparecer depois, vocês decidem o que fazer, mas a conta do buffet já estará fechada.
Mensagens prontas para copiar
Troquem os trechos entre colchetes antes de enviar. Cada bloco tem um botão para copiar o texto inteiro.
Oi, [nome]! Tudo bem? Estamos organizando o nosso casamento e queremos muito você lá. Pode confirmar sua presença até [data]? É só responder por este link: [link]. Um abraço, [seus nomes].
Oi, [nome]! Passando para lembrar que a confirmação de presença do nosso casamento vai até [data]. Se puder responder esta semana, ajuda muito a gente a fechar o número de convidados. Link: [link]. Obrigado(a)!
Oi, [nome]! O prazo da confirmação do nosso casamento terminou ontem e ainda não recebemos a sua resposta. Precisamos passar o número final ao buffet, então pode nos dizer hoje se você vai? Link: [link]. Se não puder ir, tudo bem, só nos avise.
[nome], obrigado(a) por confirmar! Ficamos muito felizes que você vai estar com a gente no dia [data]. Mais perto da data, mandamos os detalhes de horário e local. Um abraço, [seus nomes].
Combinem entre os dois quem cobra quem. Quando cada um cobra a própria lista, ninguém recebe a mesma mensagem duas vezes e ninguém é esquecido.
Por que tanta gente não responde
Na maior parte das vezes, não é falta de vontade de ir. Os motivos mais comuns são simples:
- Esqueceram. A pessoa leu o convite, pensou "depois respondo" e o assunto sumiu.
- O prazo não estava claro. Sem data limite escrita, a confirmação parece opcional.
- Responder dá trabalho. Se é preciso ligar, achar um e-mail ou procurar o convite, muita gente adia.
- Dúvida sobre acompanhante ou data. A pessoa não sabe se pode levar alguém ou ainda não sabe se vai estar livre, e espera para responder.
- Acham que o silêncio basta. Quem está certo de que vai acha que não precisa avisar.
Por isso o roteiro começa com um prazo escrito e termina com uma ligação: cada etapa remove um desses motivos.
Como evitar o problema no próximo convite
O jeito mais simples de reduzir o silêncio é dar um único lugar para responder. Na Minha Cerimônia, o site do casal tem uma página própria de confirmação de presença: o convidado escolhe entre "Sim, vou", "Talvez" e "Não posso", informa o nome, o contato, quantos acompanhantes leva e se tem restrição alimentar. O casal vê as respostas numa aba de confirmações, com os totais, e recebe um e-mail a cada resposta enviada. O passo a passo para montar o site está em como fazer um site de casamento grátis.
Mesmo com o site, a lista de quem foi convidado precisa estar organizada. Para isso, vale ler como montar a lista de convidados e acompanhar os prazos no checklist de casamento mês a mês.
